Popis činnosti

Náplň činnosti vychází přímo ze zákona o obcích č. 128/2000 Sb., §110.

Tajemník obecního úřadu

a) zajišťuje výkon přenesené působnosti s výjimkou věcí, které jsou zákonem svěřeny radě obce nebo zvláštnímu orgánu obce,

b) plní úkoly uložené mu zastupitelstvem obce, radou obce nebo starostou,

c) stanoví podle zvláštních právních předpisů platy všem zaměstnancům obce zařazeným do obecního úřadu,

d) plní úkoly statutárního orgánu zaměstnavatele podle zvláštních právních předpisů vůči zaměstnancům obce zařazeným do obecního úřadu,

e) vydává spisový řád, skartační řád a pracovní řád obecního úřadu a další vnitřní směrnice obecního úřadu, nevydává-li je rada obce.

Kancelář tajemníka:

Samostatná působnost obce

V oblasti personální

vede osobní spisy zaměstnanců, provádí úkony související s přijímáním nových zaměstnanců a s ukončováním pracovních poměrů,
zabezpečuje oblast personální a mzdovou pro zaměstnance MěÚ včetně příslušné agendy,
organizuje výběrové řízení na obsazení pracovních míst,
vede personální agendu ředitelů organizací zřizovaných městem,
zajišťuje poradenství v oblasti personalistiky organizacím zřizovaným městem,
udržuje kontakt s Úřadem práce – vyřizování dotací na veřejně prospěšné práce,
udržuje kontakt s externím poskytovatelem služeb v oblasti BOZP,
zajišťuje agendu preventivních prohlídek zaměstnanců,
zabezpečuje plnění povinností zaměstnavatele ve vztahu ke zvláštní odborné způsobilosti zaměstnanců úřadu a zabezpečuje jejich vzdělávání podle zákona o úřednících ÚSC,
provádí objednávky školení a seminářů, k) vede evidenci o poskytování informací dle zákona o svobodném přístupu k informacím a zajišťuje vydání výroční zprávy podle tohoto zákona,
komplexně zajišťuje platovou a personální agendu zaměstnanců úřadu, zaměstnanců města nezařazených do úřadu (např. Městské policie Kyjov) a členů zastupitelstva, výborů zastupitelstva a komisí rady, zajišťuje vyplácení odměn členům zastupitelstva a komisím rady,
zpracovává agendu nemocenských dávek a nemocenského pojištění podle zákona o nemocenském pojištění zaměstnanců,
zpracovává veškeré platové a související statistické výkazy,
provádí roční zúčtování daně z příjmu ze závislé činnosti,
plní oznamovací povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám a správě sociálního zabezpečení,
poukazuje příspěvek zaměstnavatele na kapitálové životní pojištění a penzijní připojištění pro zaměstnance,
vede evidenci veškerých vnitřních předpisů,
vede registr oznámení dle zákona o střetu zájmů,
vede evidenci všech protokolů z externích kontrol a zpráv z externích auditů a externích inspekcí,
zajišťuje administrativní chod kanceláře tajemníka.

V oblasti administrativy a spisové služby

zajišťuje činnosti spojené s provozem sekretariátu vedení úřadu (starosta, místostarosta),
zajišťuje pořizování písemností pro vedení úřadu a vede jejich evidenci a archivaci,
poskytuje informace veřejnosti všeobecného charakteru k činnosti úřadu,
zajišťuje administrativní přípravu dokumentů pro jednání rady a zastupitelstva, pořizuje z nich zápis a vede jejich evidenci, vypracovává materiál s přehledem plnění zadaných úkolů pro jednání rady města,
vede komplexní evidenci movitého majetku města,
zajišťuje činnosti podatelny, přijímání a odesílání pošty, evidence pošty, zveřejňování povinných a dalších informací na úředních deskách, na elektronické úřední desce,
zabezpečuje činnost příjmové pokladny,
zabezpečuje činnosti na úseku spisové a archivační služby úřadu,
zabezpečuje kronikářskou činnost,
zajišťuje činnost Pošty Partner v místní části Bohuslavice,
zajišťuje chod kontaktního místa v místní části Bohuslavice.

V oblasti prezentace a propagace:

zajišťuje prezentaci města ve sdělovacích prostředcích,
koordinuje výstup informací z úřadu pro veřejné sdělovací prostředky,
vyhodnocuje informace o úřadu a městě ve veřejných sdělovacích prostředcích,
aktualizuje a spravuje webové stránky a profil města Kyjova na sociální síti facebook,
zajišťuje nákup propagačních předmětů a vede jejich evidenci,
zajišťuje setkání jubilantů, připravuje pamětní listy, dárkové balíčky.

V oblasti zahraničních styků:

zajišťuje organizační a materiální zabezpečení akcí spojených s pobytem zahraničních delegací a výměnných zájezdů mezi občany partnerských měst,
vypracovává a vyhodnocuje projekty pro získání dotací z Evropské unie.

V oblasti provozně-technické:

zajišťuje chod městského úřadu včetně jeho budov a zařízení po technické stránce,
zajišťuje běžnou údržbu a opravy budov úřadu, zabezpečuje opravy, obnovu a údržbu veškerého vybavení objektů úřadu (technických zařízení, nábytku apod.), pečuje o označení a věcné vybavení městského úřadu,
ve spolupráci s věcně příslušnými odbory zajišťuje pojištění majetku města a odpovědnosti města
zabezpečuje provádění revizí vyhrazených technických zařízení v objektech spravovaných odborem a provedení porevizních oprav,
zabezpečuje dodávky energií a vody v budovách úřadu, provádí regulaci vytápění,
zajišťuje vybavení zaměstnanců nábytkem a dalším zařízením, mimo výpočetní techniku, provádí stěhování při změně a vybavení kanceláří úřadu,
koordinuje úklid ve všech objektech městského úřadu,
provádí nákup kancelářských potřeb a dalšího spotřebního materiálu (např. čisticí prostředky), obstarává jejich výdej pro odbory úřadu,
vede evidenci klíčů,
odpovídá za vybavení lékárniček,
zabezpečuje nákup osobních ochranných pracovních pomůcek a praní prádla,
zabezpečuje mobilní, pevné hlasové služby a datové služby pro potřeby městského úřadu,
zabezpečuje komplexní provoz autoparku, vede administrativu spojenou s provozem vozidel a zabezpečuje využití a koordinaci jízd, zabezpečuje prohlídky pojišťovnou v případě poškození služebních vozidel, zajišťuje školení řidičů služebních vozidel,
vede evidenci razítek a zabezpečuje jejich obnovu a pořízení, zodpovídá za jejich soulad s právními předpisy,
zajišťuje zásobování kuchyněk a přípravu občerstvení podle potřeb úřadu.

V oblasti informačních technologií:

komplexně zajišťuje chod počítačové sítě a informačního systému úřadu, spravuje databáze,
zabezpečuje moderní koncepci sítě a spolupráci s firmami na konverzích a kompatibilitě s ostatními komponenty,
zabezpečuje školení zaměstnanců v oblasti výpočetní techniky,
spolupracuje při zabezpečování speciálních sestav (např. volby, referendum apod.),
zprostředkovává komunikaci mezi peněžními ústavy, úřadem a ostatními organizacemi,
zabezpečuje nákup komponentů počítačové sítě,
zpracovávaje návrh rozpočtu pro potřeby počítačové sítě, sleduje čerpání rozpočtu pro počítačovou síť,
zajišťuje složení a základní konfiguraci počítačové sestavy,
zabezpečuje opravy počítačové sestavy pomocí dodaných komponentů,
zabezpečuje instalaci operačního systému a základní konfiguraci síťových prostředků,
zabezpečuje údržbu a čištění výpočetní techniky, opravy počítačového vedení,
zabezpečuje drobné opravy výpočetní techniky a zařízení s ní souvisejících.

Státní správa

provádí vidimaci a legalizaci listin a podpisů,
vydává výpisy z informačních systémů veřejné správy v Czech POINT.